2011-03-27

研習營 - 利害關係人分析及需求分析

期待著,本週開始進行的專案管理研習營。本來規劃是在交通大學的城區教室上課,但因為最後報名的確認人數不足,所以上課地點改回的博鴻本部了。

Day 1的課程主題是管案管理導論、利害關係人分析、與需求分析。

管理導論,再次提點著我們何謂"專案",專案在資源、時間與成本間的限制與互動,以及專案與產品的生命週期,在以企業永續發展經營的投資與報酬角度面上,是如何承先啟後並相輔相成。沒有專案應用研究的發展投資,就無法獲得產品量產的利潤報酬;而沒有企業的營收與利潤投注於專案研發,就沒有足以供企業持續經營的創新產出。

進入到利害關係人的辨識。誰是專案的利害關係人呢?? 在定義上,是所有積極參與專案的個人或組織,或其利益受到專案執行完成的結果而影響者。

課程以專案分組進行。首先,小組成員擬定專案內容概述與名稱,接下來就是要找出專案的利害關係人。我們這組選定的「逃輻旅遊」專案,顧名思義,就是要逃離現在最熱門的日本輻射影響,轉往國內中南部的旅遊景點出發。

我們使用周博士提供的指引簡報,逐一完成利害關係者的衝擊與影響分析。透過小組成員的腦力激盪與集思廣益,我們從自我定位的角色與觀點出發,逐一聯想與此專案直接與間接的可能利害關係人。

專案利害關係人
找出了與專案有關的Stakeholders後,下一步就要針對他們在專案中所關心或關切的事項,分析其對專案執行的衝擊力道,以及優先程度。我們以關鍵利害關係人作為專案的主要關注對象,對其進行衝擊度與優先度的分析。

利害關係人關切事項及衝擊表
有了Stakeholders對專案的關切與衝擊度分析後,就能制定相對應的管理策略;舉例: 若利害關係人的影響力與重要性都很高的時候,就能或應該請他們參與專案的決策制定及執行。

接下來就是針對他們在專案執行過程的影響力,以及可能的風險作假設分析與評估。
利害關係人之預期影響力、假設與風險
瞭解了Stakeholders後,就要規劃與設計他們對專案的參與程度與對資訊的需求 (這部分與溝通知識領域有關)。

接下來,是要界定Stakeholders於專案中的參與方式;利用前面提到的影響力與重要性分析,可將利害關係人分成不同的群組,專案則以群組方式於適當的時間,提供適當的資訊給適當的人。

最後,完成利害關係人的參與矩陣。下表是以專案High-Level的執行階段進行利害關係人的參與角色分析。
利害關係人參與矩陣
經由參與矩陣,可清楚知道專案在各階段所應該關心的利害關係人角色,而適時提供適當的資訊,透過適當的溝通方法傳遞給關切專案的利害關係人,以滿足他們對專案求知的需求。

第三部分是顧客需求分析。
獲得顧客需求的方法有很多,可以是主動、被動,或是直接、間接,例如: 面談、問卷、電話、市場調查、焦點團體等等;不管用什麼方法,最終的目標就是要發掘出顧客的顯性與隱性的需求。

在經過資料蒐集流程後,總是會殘留顧客不確定或不明確的"需求",而這些"需求"可透過Kano問卷,再次蒐集並量化分析,將客戶隱性的需求導引為顯性,同時排出其優先順序。

Kano分析,由問卷的發展、測試、執行、到問卷調查的處理、分析、以及制定需求策略。經由這一連串的調查與統計分析,找出顧客心裡真正對需求的期望。

Kano問卷包含三部分,(1)滿足該項需求的意見徵詢,(2)不滿足該項需求的意見徵詢,(3)滿足該項需求的重要性意見徵詢。而每個問題設計,只針對一項需求提問,並且要使用一般的通俗用詞,避免提問造成顧客困擾。
Kano問卷
擬定好問卷,可先以專案團隊與公司內員工扮演顧客的角色進行測試,檢視問卷的問題是否能被充分了解,以便調整並提升問卷問題的可讀性與理解性。

於進行問卷調查後,經由Kano需求量表的查詢決定客戶需求的類型;依類型彙整統計,將資料填寫至顧客需求類型統計表。
顧客需求類型統計表
計算出顧客對滿足需求的重要性後,依顧客需求類型列出前三高出現次數的需求類型。由顧客的需求類型,能知道顧客對專案提供的每一項需求,會有什麼樣的滿足與期待。
顧客需求回應排名統計表
最後,再依計算得知的重要性平均值進行排序,可得知顧客對專案提供什麼樣的需求是最為關切的;而若滿足此需求,將獲致顧客極大的滿意,PM就應考量將此需求列入專案所需滿足的需求項目內。
顧客需求優先順序表

需要提醒的是,如果在最高次數類型中有出現需求型態為R,就表示專案對提供該項需求的問題設計假設與顧客的期望相反;意思就是,原本以為專案若提供該項需求將會得到客戶正面的支持,但調查結果與事實相反,所以需要將問題反過來問啦。

而將問題導正的調整作法步驟:
1.將該需求項的顧客回應結果錯置,也就是將原本正面回應的結果與負面回應的結果對調;
2.重新將每一顧客的回應查表得出新的需求型態;
3.重新統計需求型態,找出最高、次高與第三高次數型態;
4.依顧客需求排序,列出顧客回應排序統計表;
5.最後,再依重要性平均值排序,重新審視顧客需求的優先順序。

接下來,就是依據產生的需求統計,制定顧客的需求策略囉~~
當然,要先了解需求類型M、O、A、I、R、Q的定義及其所代表的意思才行唷。

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