研習營 - 建立時程基準

今天要來介紹專案管理的三大基準之二「時程基準」。

延續上週完成的科層式WBS，在WBS中定義了專案交付標的的工作包(Work Package)後，接下來要定義每個工作包的活動項目，找出要完成每個工作包所需要執行的活動有哪些，再依每個活動間的邏輯關係排序，找出他們的先後優先順序；接著就要評估(估算)每個活動需要的資源(ex:人、機、料..)有哪些、量要多少、以及需要多少時間完成一個活動。統合了這些程序產出的資料之後，就能建立專案的時程基準了。

工作包是WBS的最底層單位，而WBS到底應該編列幾層才是okay的呢?? WBS的分解深度是取決於管理的需求，原則上，通常以不超過７層為限。還有一點，WBS階層的每個子項，只能屬於一個母項；若一個子項同時有一個以上的母項，在活動排序、資源估算、與期程估算時，會發生資源的重複配置，且需要額外的管理關注，除了資源浪費外，也會影響後續的成本編列。

課程中是使用Microsoft Project 2010作為時程發展的工具。剛開始使用時還真是一頭霧水，永遠不知道要用的工作被放到哪裡了，還好周老師很厲害也很有耐心，讓我們很快就能簡單使用，並且完成我們的課堂作業。順帶一提，周老師真的超強的，可以在Project 2003與Project 2010間快速轉換唷~~

下圖是完成專案的活動定義、分派每個活動的資源、以及估算每個活動所需要的期程的甘特圖範例。

專案WBS活動、期程、資源規劃

在甘特圖中，能找到專案的要徑(Critical Path)嗎? 找找看自己的甘特圖上是否有紅色的bar串起一整個專案活動?? 記得要勾選"要徑任務"才會顯示要徑唷~~方法: 在甘特圖中，格式 -> 勾選"要徑任務"。若覺得甘特圖上不好查看，提供另一個方法參考: 檢視 -> 網狀圖，在網狀圖中，要徑會以紅色箭頭線標示。

網狀圖(時程網圖)。紅色箭頭線為要徑。
依甘特圖的活動編制，並未產生專案的關鍵路徑，因為沒有串起專案的開始到結束的活動。所以...需要Debug.


 要徑是專案活動的關鍵路徑，代表著此路徑上的任何一個活動如果有延遲，專案也一定會跟著延遲完成，所以是專案經理在管理專案上的重要關注點之一唷~~

如果沒有產生要徑，那麼....就要開始debug囉!!
我們這組編制的甘特圖，try了好久就是無法產生要徑，還請周老師也一起來幫我們debug，真是辛苦周老師了。看了半天，還真是不知道問題在哪，沒有"孤兒"活動，就是沒有要徑。最後礙於上課的時間關係，我們只好先告一段落，先完成後續的課堂作業。

再來看看目前資源的分派狀況。操作說明如下:
方法一: 檢視 -> 點選"其他檢視"右邊的箭頭，點選"其他檢視"，在開啟的視窗中選取"資源圖表"
方法二: 檢視 -> 在視窗的右手邊處，點選"開心視窗"，在開啟的視窗中選取"資源圖表"

資源圖表。
可點選視窗的scroll bar，即可查看每個資源的分派情形，是否有過度分派。

過度分派的資源，代表著有資源是過度被使用的；若資源是"人"，那就代表這個人被過度指派工作，他可能會加班加到過勞，也還無法如期、如質地完成專案。此時，就要做資源撫平，或是考慮新增資源，畢竟，企業要能永續的經營，"人"可是企業最大的資產才對。

所以，我們也要做一次資源撫平(Resource Leveling)，看看會有什麼改變。
方法: 資源 -> 撫平全部。另外可以自己設定撫平的需求，做不同的撫平功能唷~~(這個...要再研究研究，目前只偷懶玩了"撫平全部"。)

做完資源撫平後，理論上在資源圖表上就不會有過度分派的長條圖出現，但若做完撫平還有過度分派的情形，就必須考慮增加資源了。

有個重要的觀念: 「資源撫平通常會造成原始要徑的改變」，也可能產生多條要徑出來；但不必是一定會改變的。

**後記:
在課堂上很努力卻沒能做出專案的要徑，老實說有點氣餒，也不太甘心，偏就不相信找不出什麼原因讓要徑跑不出來。所以，哈哈~~回家又重頭做了一次，重頭找問題，看哪個編制的活動成了"孤兒"? 要徑斷在哪個活動上? 活動之間的時程與邏輯關係哪裡沒搭上的?

最後，總算讓我做出有要徑的甘特圖了，超開心的~~~至於詳細的問題查找，以後有記得再分享了。先貼上有要徑的甘特圖與網狀圖供參考。

甘特圖；紅色的活動時程bar就是要徑啦....

再來看產生要徑後的網狀圖。

網狀圖with Critical Paht。
要徑串起專案開始到結束的活動，並且以顏色表示唷~~

以這份網狀圖來看，似乎產生了２條要徑了，所以下一步就是要再檢查一下，是否這兩條路徑上的活動都是無法再調整的；if yes，那麼專案經理在執行專案管理時，就需要同時注意這兩條路徑上的活動的執行狀況，一旦有延遲的可能時，就要趕緊採取因應措施了。

當專案的要徑有一條以上時，對專案經理來說，就是需要更多的管理，所以盡可能一個專案就只需一條要徑就好，免得分身乏術了。